Yalın düşüncede temel bir unsur olan Kaizen, sürekli iyileştirme veya daha iyisi için değişim anlamına gelen Japonca bir kelimedir. Bir süreci inceleyerek, israfı belirleyerek ve en yüksek kaliteyi sağlayan küçük kademeli iyileştirmeler uygulayarak işi daha kolay, daha güvenli ve daha üretken hale getiren bir araçtır. Hiçbir süreç mükemmel olarak nitelendirilemeyeceğinden, her zaman iyileştirmeye ihtiyaç vardır.
Peki, Kaizen nasıl uygulanır? İşte sizler için hazırladığımız 10 adım!
Sorunu Bulun. Önce işinize bakın ve iyileştirme için bir fırsat bulun. Şirket içindeki her departmanın verimliliğini analiz ederek başlayın. Kaçırılan teslim tarihleri, düşük kalite veya üretim darboğazlarıyla mücadele eden departmanları arayın. Bir departmana karar verdiğinizde, küçük iyileştirmelerin en fazla değeri katabileceği belirli süreçleri bulmaya çalışın. Kolayca değiştirilebilen küçük bir şeyle başlayın.
Bir Sponsor Bulun. Yönetici liderler her zaman Kaizen etkinliğine doğrudan dahil olmazlar, ancak süreci ve hedefleri anlayan hevesli destekçiler olmalıdırlar. Destekleri önemlidir, çünkü çalışanların tam olarak katılımını daha olası kılar. Liderler genellikle engelleri kaldırmak ve etkinlik için gerekli kaynakları sağlamakla ilgilenir.
Bir Lider Seçin. Kaizen etkinliğini yönetmek için bir ekip lideri atayın. Ekip liderinizin değişim yaratma konusunda olumlu olduğundan ve iyileştirmeler yapmak için iş gerekçesinin tamamen farkında olduğundan emin olmalısınız, ikna olmamış veya tehdit altında hisseden bir ekip lideri, yapılan iyileştirmeleri kısıtlayabilir.
Ekibinizi Seçin. Tipik olarak, ekip üyeleri etkinliğin gerçekleştiği alanda çalışan kişilerden ve bakım, yönetim, satış vb. gibi diğer destek alanlarından çeşitli kişilerden oluşmalıdır.
Bir Hedef Belirleyin. Kaizen etkinliğinin amaçlarını ve beklentilerini açıkça tanımlayın. Etkinliğin ana odak noktası, bir verimsizliğin müşteri için değeri azalttığının belirlendiği bir alan veya süreç olmalıdır. Nihai hedefin sürekli iyileştirmeyi teşvik etmek ve israfı azaltmak olduğunu unutmayın.
Eğitimi Gerçekleştirin. Ekibiniz Kaizen etkinlikleriyle çok fazla pratik yaptıysa, etkinlik öncesi eğitim gerekli olmayabilir. Aksi takdirde, bir Kaizen etkinliği sırasında neler bekleneceği ve hangi iyileştirme araçlarının kullanılacağı konusunda rehberlik sağlamak için zaman ayırmak önemlidir. Ekip, iyileştirme yönetimi teknolojiniz konusunda eğitim almalı ve çabayı desteklemek ve üretilen bilgiyi elde etmek için etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında nasıl kullanılacağını bilmelidir. Herkes rolü konusunda net olmalı ve performanslarının nasıl ölçüleceğini bilmelidir.
Sorunu Anlayın ve Doğrulayın. Şirket içindeki her departmanın verimliliğini analiz ederek başlayın. Kaçırılan teslim tarihleri, düşük kalite veya üretim darboğazlarıyla mücadele eden departmanları arayın. Bir departmana karar verdiğinizde, küçük iyileştirmelerin en fazla değeri katabileceği belirli süreçleri bulmaya çalışın. Seçtiğiniz problemi yerinde doğrulayın.
Çözümleri Uygulayın. Sorunu anladığınıza göre, şimdi onu analiz etme zamanı. Bu sorunu çözmek için hangi farklı seçenekleriniz olduğunu bulmaya çalışın. Hangi çözümlerin mevcut olduğunu anladıktan sonra, özel durumunuz için hangisinin en iyi olacağına karar verin. Ardından çözümünüzü eyleme geçirmeye başlayın.
İyileştirmenizi Kontrol Edin. Etkinlik tamamlandığında ve istenen iyileştirmeler yapıldığında, sonuçları ölçmek ve iyileştirmenin sürekliliğini sağlamak için bir takip planı yapmak çok önemlidir. Uygulanmakta olan iyileştirmelerin ilerlemesini izlediğinizden emin olun ve uygulamaların gerçekten iyileştirme olup olmadığını gözden geçirin. Yeni süreçlerde ek düzenlemelerin gerekli olduğunu veya bazı değişikliklerin tam olarak uygulanmadığını görebilirsiniz.
Tekrar Edin. Kaizen etkinliğinizi başarıyla tamamladığınızda Kaizen durmaz. Bu Kaizen etkinliğini devam eden bir dizi çaba ve iyileştirme olarak görmelisiniz. Kaizen’in gerçek ruhu “sürekli iyileştirme” ve “yavaş ve kademeli değişim” içindedir, bunu unutmayın.
Unutmayın, UnoPro, Akademik, profesyonel yöneticilik, girişimcilik ve sanayicilik bilgi ve tecrübesine sahip Türkiye’nin tek eğitim ve danışmanlık kurumudur. Kurumsal firmalardan KOBİ ve küçük işletmelere kadar her segmentten üretim firmasındaki üretim yönetimi bilgi ve tecrübesine sahip olan UnoPro, Türkiye’nin ilk yerli ve milli Model Fabrika’sında sanayinin dijital ve yalın dönüşümü için size özel hazırlanmış eğitim müfredatı ile önce yalınlaşmanıza ve daha sonra Endüstri 4.0’a uygun bir şekilde dijitalleşmenize yardımcı olur. Hemen iletişime geçin!