Kanban Nedir? | 6 Adımda Kanban Uygulaması

Kanban Nedir?

Kanban kelimesini tam zamanında üretimde (JIT) kullanılan ve envanterlerin kontrol edilip, çizelgelendiği bir sistemdir şeklinde tanımlayabiliriz.

Kanban, üretim sürecinde malzeme ve ürünlerin hareketini düzenlemek için kullanılan bir yöntemdir. Kanban sistemi, gereken malzeme ve ürünlerin doğru miktarda ve doğru zamanda elde edilmesini sağlar. Bu sayede üretim sürecinde gereksiz stokların oluşması önlenebilir. Kanban sistemi ayrıca, problemlerin hızlı bir şekilde tespit edilmesini ve çözülmesini de sağlar.

Kanban, 1940’lı yıllarda geliştirilmiş ve günümüzde de aktif olarak kullanılan bir değişim yöntemidir. İlk olarak Japon araba markası Toyota tarafından geliştirilen bu yöntem, bilgiye dayalı işler ve sistemler için rahatlıkla uygulanabilir. Veriye dayanan bir yaklaşım olmasının yanı sıra hemen eyleme geçmeye izin vermektedir.

Kanban Neden Kullanılır? | Kanban Ne İşe Yarar?

Tam Zamanında üretim, birçok üretim firmasında ihtiyaç duyulan şeyi doğru yerde, doğru zamanda ve doğru kalitede üretmek için kullanılan bir üretim felsefesidir. Kanban metodolojisi bir çekme sistemi ile birleştiğinde JIT uygulama aracı olmaktadır. İlk kanban sistemi Toyota’nın üretim verimliliğini artırmak amacıyla 50’li yıllarda Taichi Ohno tarafından geliştirilmiştir. Kanban adını, üretimi takip eden ve tükenen parça veya malzemelerin yeni sevkiyatlarını sipariş eden renkli kartlardan alır ve böylece hem süreci hem de bu süreçten geçen fiili işi görselleştirir.

Kanban Açılımı

Japonca kökenli bir kelime olan kanban, görsel anlamına gelen ‘Kan’ ve kart anlamına gelen ‘Ban’ kelimelerinden türetilmiştir.

Kanban’ın Kökeni?

Kanban kelimesi, Japoncadan gelir ve “görsel tablo” veya “görsel işaret” anlamına gelir. İlk olarak bir Japon şirketi olan Toyota tarafından geliştirilip uygulanmıştır. Uygulama alanı olarak tam zamanında (just-in-time) üretimde planlama aşamasında kullanılmıştır.

Günümüzde kabul edildiği ve uygulandığı anlamıyla Kanban yöntemi ise 2007 yılında ortaya çıkmıştır. David Aderson, Dan Vacanti ve Rick Garber gibi önde gelen yalın ve çevik üretim destekçileri sayesinde bu yöntem yaygın olarak uygulanmaya başlamıştır.

Kanban Sistemi Nerede Kullanılır?

Başlangıçta ünlü Toyota Üretim Sisteminin bir parçası olarak icat edilmiştir. Uygulama alanı olarak tam zamanında (just in time) üretimde planlama adımında ve çekme sistemlerinin tasarımında kullanılmıştır.

Kanban Tekniği Kaça Ayrılır?

Günümüzde İki farklı kanban söz konusudur. Birisi Toyota üretim sisteminde kullanılan kanban sistemi diğeri ise David Aderson tarafından ortaya konan ve 2004 yılında Microsoft’un uygulamaya başladığı Agile ile ilişkilendirilen kanban sistemdir.

Kanban Panosu Nedir?

Kanban Panosu veya Kanban Tahtası, tüm kanban sisteminin takip edildiği dijital veya fiziksel bir pano olarak tanımlayabiliriz.

Kanban’ın Amacı

• Süreçteki olası darboğazları belirlemek ve bunları düzelterek işin, optimum hızda ve verimde gerçekleşmesini sağlamak,
• Boşta kalma süresini kısaltarak bir ekibin verimliliğini en üst düzeye çıkarmak,
• Aşırı üretim, gereksiz hareket, kusur, aşırı işleme ve bekleme konularında israfların azaltılmasına odaklanmak,
• Üretimin her aşamasında iş ve envanteri optimum şekilde kontrol etmek ve yönetmek,
• Hammadde, yarı mamul ve bitmiş ürünlerin maliyet envanterini azaltarak, üretkenliği artıran esnek ve verimli tam zamanında üretim kontrol sistemi elde etmek,
• Daha düşük teslimat süreleri ile daha yüksek verimlilik elde etmek.

Kanban Sistemi’nin İlkeleri | Kanban Tekniği

1. Şu anda yaptığınız şeyle başlayın: Kanban, mevcut iş akışların, sistemlerin ve süreçlerin üzerinde, halihazırda olanı bozmadan yöntemi kullanma esnekliği sunmaktadır. Yöntem, mevcut süreçlerin, rollerin, sorumlulukların ve unvanların değeri olduğunu ve korunmasını gerektiğini kabul etmektedir. Herhangi bir değişikliğe ihtiyaç duyulması halinde süreç, ekibin rahat edebileceği bir hızda belirli bir süre içinde kademeli olarak gerçekleştirilmektedir.
2. Giderek Artan, Evrimsel Değişimi Takip Etmeyi Kabul Edin: Kanban yöntemi, minimum direnci karşılayacak şekilde tasarlanmıştır. İş birliği ve geri bildirim formları uygulayarak mevcut süreçte sürekli giderek artan evrimsel değişiklikleri teşvik eder.
3. Başlangıçta mevcut rollere, sorumluluklara ve iş unvanlarına saygı gösterin: Kanban, diğer yöntemlerden farklı olarak kendi başına herhangi bir organizasyon değişikliği dayatmaz. Bu nedenle, iyi performans gösterebilecek mevcut rol ve işlevlerinizde değişiklik yapmanıza gerek yoktur. Ekip, gerekli değişiklikleri iş birliği içinde belirleyecek ve uygulayacaktır.
4. Tüm seviyelerde liderlik eylemlerini teşvik edin: Kanban, organizasyonun tüm seviyelerinde sürekli iyileştirmeyi teşvik eder ve liderlik eylemlerinin yalnızca üst düzey yöneticilerden kaynaklanmak zorunda olmadığını söyler. Her seviyedeki insanlar, ürün ve hizmetlerini sunma biçimlerini sürekli iyileştirmek, değişiklikleri uygulamak için fikirler sağlayabilir ve liderlik gösterebilir.

Aynı zamanda 7 adet Kanban ölçüsünü uygulamak da süreçlerin daha kolay kontrol edilmesine ve yönetilmesine izin verecektir. Kanban ölçüleri şu şekilde listelenebilir:

• Risk değerlendirme (aylık olarak yapılır)
• Strateji değerlendirme (her çeyrekte yapılır)
• Hizmet sunumu değerlendirme (haftalık olarak yapılır)
• Operasyonları değerlendirme (aylık olarak yapılır)
• Ayakta yapılan toplantılar (günlük olarak yapılır)
• Takviye toplantıları (haftalık olarak yapılır)
• Hizmet teslimi planlama toplantıları (teslimat başına yapılır)

Kanban Yöntemi Nasıl Uygulanır?

Kanban yönetim mekanizması söz konusu olduğunda 6 ana adımdan bahsetmek mümkündür. Bu adımlar şu şekilde sıralanabilir:

6 Adımda Kanban Metodu Uygulaması

1. Süreci görselleştirmek: Kanban Metodunu benimsemenin ve uygulamanın temel ilk adımıdır. İşinizi veya hizmetlerinizi sunmak için şu anda kullandığınız işlem adımlarını fiziksel bir panoda veya elektronik bir Kanban Panosu üzerinde görselleştirmeniz gerekir. Sürecinizin karmaşıklığına ve iş karışımınıza bağlı olarak, Kanban panonuz çok basit ila çok ayrıntılı olabilir. Sürecinizi görselleştirdikten sonra, sizin ve ekibinizin yaptığı mevcut işi görselleştirebilirsiniz.
2. Devam Eden Çalışmayı Sınırlamak: Devam eden çalışmayı sınırlamak, “Çekme sistemi” olan Kanban’ı uygulamak için esastır. Devam Eden Çalışmayı sınırlayarak, ekibinizi yeni bir işe başlamadan önce eldeki işi tamamlamaya teşvik etmiş olursunuz. Bu nedenle, şu anda devam etmekte olan iş tamamlanmalı ve tamamlandı olarak işaretlenmelidir. Bu, sistemde kapasite yaratır, böylece ekip tarafından yeni işler çekilebilir.
3. Akışa Odaklanmak: Akışı yönetmek ve iyileştirmek, ilk 2 uygulamayı uyguladıktan sonra Kanban sisteminizin en önemli noktasıdır. Kanban sistemi, iş akışının çeşitli aşamalarını ve her aşamadaki işin durumunu vurgulayarak akışı yönetmenize yardımcı olur. İş akışının ne kadar iyi tanımlandığına ve Devam Eden Çalışma Limitlerinin ne kadar iyi ayarlandığına bağlı olarak, Devam Eden Çalışma sınırları dahilinde düzgün bir akış gözlemleyecek veya bir şey takılıp kapasiteyi artırmaya başladığında işlerin biriktiğini gözlemleyeceksiniz.
4. Süreç Politikalarını Açık Hale Getirmek: Sürecinizi görselleştirmenin bir parçası olarak, yaptığınız işi nasıl yaptığınıza ilişkin politikalarınızı (süreç kuralları veya yönergeleri) açıkça tanımlamanız ve görselleştirmeniz de gerekmektedir. Açık süreç yönergelerini formüle ederek, tüm katılımcıların sistemdeki herhangi bir çalışmayı nasıl yapacaklarını anlamaları için ortak bir temel oluşturursunuz. Politikalar pano düzeyinde olabilir. Her bir iş öğesi türü, her bir sütun için giriş-çıkış kriterleri veya ekip üyelerinin panodaki iş akışını iyi yönetmesine yardımcı olan herhangi bir şey için yapılması gereken adımların bir kontrol listesi olabilirler. Politikalar açıkça tanımlanmalı ve genellikle panonun üstünde ve her şeritte ve sütunda görselleştirilmelidir.
5. Geri Bildirim Döngülerini Uygulamak: Geri bildirim döngüleri, herhangi iyi bir sistemin ayrılmaz parçasıdır. Kanban Metodu, çeşitli türlerde geri bildirim döngülerini uygulamanıza yardımcı olur. Kanban panosu iş akışınızdaki gözden geçirme aşamaları, ölçümler ve raporlar ve sisteminizdeki işin ilerleyişi veya eksikliği hakkında size sürekli geri bildirim sağlayan bir dizi görsel ipucu olacaktır.
6. İş birliği İçinde Geliştirin: Kanban Yöntemi, evrimsel bir iyileştirme sürecidir. Küçük değişiklikleri benimsemenize ve ekibinizin kolayca üstesinden gelebileceği bir hızda ve boyutta kademeli olarak gelişmenize yardımcı olur. Bilimsel yöntemin kullanılmasını teşvik eder. Bir hipotez oluşturursunuz, onu test edersiniz ve testinizin sonucuna göre değişiklikler yapabilirsiniz.

Kanban Flow Nedir?

Kanban, iş akışlarını görselleştirme üzerine kurulu bir proje yönetim sistemidir. 1960’lı yıllarda Toyota şirketinde ortaya çıkan bu yöntem, yıllar içinde farklı sektörlere yayılmıştır. Kanban sisteminde amaç, doğru iş akışları oluşturarak proje yönetiminin kontrol altına alınmasıdır. Projenin doğru iş parçalarına bölünmesi hem proje yönetimini kolaylaştırmaya, hem de tamamlanan proje adımlarını takip etmeye yardımcı olur. Kanban flow gibi araçlar ise Kanban yönteminin daha kolay ve daha etkin bir şekilde uygulanmasına izin verir.

Kanban Akışı (Kanban Flow) Nasıl Oluşturulur?

Kanban flow oluşturduğunuz zaman aslında bir Kanban board oluşturmuş olursunuz. Bu board da görselleştirme sayesinde iş süreçlerinin daha kolay takip edilmesine izin verir. Görselleştirilen görevler hem proje ekibinin üyeleri, hem de proje yöneticisi tarafından rahatlıkla izlenir. İyi bir Kanban flow oluşturmak için 5 temel adımı izlemek yeterli olacaktır. Bu adımlar ise şu şekilde ifade edilebilir:

1. Sıralı iş birliği içeren sürekli akışlar tercih edin.
2. Proseslerin her adımını dikkatli bir şekilde belirleyin.
3. Olası tıkanma noktalarına karşı dikkatli olun.
4. Aktivitelere karşılık gelen listeleri oluşturun. 
5. Kanban kartları için renkler belirleyin ve süreçlerin kontrolünü kolaylaştırın.

Bu adımlar sayesinde sürekli ve sorunsuz bir Kanban akışı elde etmeniz mümkün olur.

Kanban Flow Örneği

Aşağıda yer alan örnek sayesinde iyi bir Kanban akışını nasıl oluşturabileceğinizi görebilirsiniz. 

Bir oto tamircisi için Kanban Flow:

1. Araçların incelenmesi
2. Sorun tespiti
3. Bütçe oluşturma
4. Bütçenin müşteri tarafından onaylanması
5. Tamir işleminin gerçekleştirilmesi
6. Sürüş testinin gerçekleştirilmesi
7. Aracın müşteriye teslim edilmek için hazır olması
8. İşin tamamlanması

Bu adımlar birbirini izlerken aynı zamanda kesintisiz bir iş akışı da oluşturmaktadır. Aynı zamanda oto tamircisinin yapması gereken prosesin tüm adımları açık bir şekilde tanımlanır. Bu senaryoda olası tıkanma, müşterinin fiyat teklifini kabul etmemesi olacaktır. Buna karşılık indirim veya farklı malzeme tedariği gibi önlemler alınabilir. 

Yukarıda verilen örnekten yola çıkılarak Kanban flow diğer tüm sektörler ve prosesler için uygulanabilir. Daha karmaşık prosesler için renklendirilmiş Kanban kartları yönetimi daha kolay hale getirecektir.