Dijital Model Fabrika Yalın ve Dijital Dönüşüm workshoplarının 13.’sü Stratejik Performans Yönetimi’dir. Buradan itibaren artık yönetsel-sürdürülebilirlik modüllerine geçiyoruz. Diagnostik modüllerle başladık, iyileştirme modülleriyle devam ettik.
Ne kadar iyi durum tespiti yaparsanız yapın, ne kadar başarılı iyileştirmeler yaparsanız yapın, eğer bunu sürdürülebilir kılmıyorsanız, yöneterek devamlılığını sağlayamıyorsanız, organizasyonu kendi kendini iyileştiren bir organizmaya dönüştüremiyorsanız, büyük ihtimalle başladığınız yere geri döneceksiniz ve bu durumda olabilecek en kötü şey, tüm yaptığınız çalışmaların gereksiz olduğunu düşünmek olacaktır. Maalesef pek çok firma bu gibi iyileştirme çalışmaları yapmaya çalışıyor, başarıyor da ancak pek çoğu da bunu sürdürülebilir kılamıyor. Bu gibi sürekli iyileştirme yolculuğuna çıkan firma oranı %20 diyebiliriz. Bu gibi sürekli iyileştirme çalışmalarını sürdürülebilir hale getirenlerin oranına da %20 diyebiliriz. Yani kendinize örnek olabilir mi acaba diye ziyaret edeceğiniz 100 firmadan sadece 4’ünde gerçek manada örnek alınabilir çalışmalar göreceksiniz. İlginç olan bu gibi sürekli iyileştirme çalışmaları İrlanda’daki firmaların yaklaşık %40’ında uygulanıyor ve başarı oranı da %50. Yani başarı oranını belirleyen şey kültür, organizasyonu oluşturan insanların kültürü; değer yargıları, inançları, alışkanlıkları, ön yargıları, ruhsal ve duygusal durumlarından kaynaklanan davranışları diyebiliriz.
Endüstri 4.0 yolculuğunda başarılı olmak isteyen firma kültürünü yönetmek zorundadır. Kültürü, şirket içi davranışları yönetmezseniz, sadece sayısal sonuçlarla kurumu yönetmeye çalışırsanız, bunun sürdürülebilir olması mümkün değildir. Dünya devi firmalara bakın, hepsinin bir kurum kültürü vardır. Uzun yıllar çalıştığım Siemens’ten örnek vereyim. Yeni çalışmaya başlayan herkes kurum kültürü içinde erir, kültür o kadar köklüdür ki, kurumun kültürünü alırsınız, iş yapma şekliniz kurumun kültürüne göre şekillenir. Eğer kurumun kültürüne etki yapmak, değiştirmek istiyorsanız çok büyük formal ve informal güce ihtiyacınız vardır. Ön imalatlar yöneticisi olarak kendi bölümlerinin kültürünü dönüştürmüş bir kişi olarak formal güçten çok informal güce ihtiyaç duyacağınızı söyleyebilirim. Köklü bir kurumun oldukça bozulmuş kültürünü dönüştürmek 3 sene kadar sürmüştü. Burada yanlış olmama için bir açıklama yapmam lazım. Ön imalatlar yöneticisi olarak işe başladığımda beni “Felluce’ye hoş geldin” diyerek karşılamışlardı. Bölümler Siemens fabrikanın sürgün bölümleriydi, 3 sene sonra kaçmak istenen değil, rotasyonla geçiş yapılmak istenen bölümdü, sendikanın “bir emrin var mı müdürüm?” dediği bölümdü. Daha evvel çalıştığım Webasto’da daha kolaydı çünkü tam yetkiliydim. Tam yetkili iseniz, kurum kültürünün derinliğine bağlı olarak dönüşüm süreniz değişebilir. Webasto’da 6 ayımı almıştı. Kendi fabrikamdaki dönüşüm ise kültürün hiç olmamasından ve farklı kültürlerle gelişmiş herkesin benim ilkelerim etrafında kültürünü geliştirmek zorunda olmasından dolayı yine 3 sene kadar sürmüştü. Namık Kemal Üniversitesi’nde ise ne formal ne de informal yetki açısından kültüre etki etmem mümkün olmadığı için kendi kendime “burada daha fazla kalırsam iş ahlakım bozulacak” diyordum. İyi akademisyenleri, geliştirmek, üretmek isteyen akademisyenleri tenzih ederim, kişilerle ilgili hiçbir zaman sorun yoktur aslına bakarsanız, yönetim sistemleri ve yöneticilerle ilgili sorun vardır. Kurumun kültürünü onlar belirler. Burada kurumlarda aslında iyi bir şeyler yapmaya çalışıp yozlaşmış çalışanlardan dolayı yönetmekte güçlük çeken iyi yöneticileri tenzih etmek icap eder.
Sonuç olarak kültürü yönetmeniz lazım. Peki bunu nasıl yapacaksınız? Elbette sistemlerle ve en önemli sistemlerden biri performans yönetim sistemidir. Performansı yönetmeden kültürü yönetemezsiniz. Performansı da hedeflerle yönetmelisiniz. Şirketi kurarken bir vizyon oluşturursunuz. O vizyona ulaştıkça vizyonu daha ileriye çekersiniz. Şirketiniz ekosistemde bu vizyona ulaşırken bir misyonu yerine getirmelidir. Bir fayda üretmelidir. Bu misyona ait ve vizyona ulaşmayı sağlayacak hedefleri belirlemeden o hedeflere ulaşmayı sağlayacak sistemleri de kuramazsınız. O sistemleri kurmazsanız ölçemezsiniz, geliştiremezsiniz, iyileştiremezsiniz. Gayet basit bir düz mantık aslında, süslü kelimelerle anlatmaya hiç gerek yok. Basit bir analitik yaklaşım ki ben ülkemizde eğitim sisteminden dolayı azlığından çok şikâyet ederim, uygulaması söylenmesi kadar basit değil. Basit olmadığı için başarı oranı %4’lerde.
Vizyon-misyon-hedefler, metrikler, bunların hepsi stratejinin ürünüdür. Üst yönetim strateji seviyesidir, orta kademe taktik seviyedir ve alt kademe operasyonel seviyedir. Üst yönetim stratejik görevini tam yerine getirmezse kurum kültürü de olması gerektiği gibi şekillenemez. Performansı yönetmek için vizyonunuza ulaşmanızı sağlayacak, misyonunuzu yerine getirecek hedefler, belirledikten sonra bu hedeflere ulaşmadaki başarınızı gösterecek KPI’ları yani anahtar performans göstergelerini belirlemek gerekir. Bu diagnostikten ve iyileştirmelerden sonra yapılacak şey değildir elbette, daha iş akışlarını oluştururken yapılması gereken bir konudur. İş akışlarını oluştururken performans metriklerini belirlemek gerekir. Bu metrikleri ölçerek iyileştirmeleri yaparken yönetsel ve sürdürülebilirlik fazında artık bunları geliştirmeniz, ince ayar yapmanız, uzmanlıkla yönetmeniz gerekir. Bu sebeple bu modül sürdürülebilirlik fazında yer almaktadır. Yöneticiler performansı stratejiye uygun bir şekilde nasıl yönetmeleri gerektiğini öğrenmeli ve bu yönetim sistemini de sürekli iyileştirmelidirler.
Stratejik performans yönetiminin performansı geliştirmesi kadar sevdiğim bir başka yönü işletmede toksik kültürün oluşmasını engellemesidir. Metrikleri olmayan kurumlarda üst yöneticiler bazen performans hakkında bilgi sahibi olmak için kurumun yönetim ve operasyon kadrosundan farklı kişilerden performans ile ilgili feedback almaya çalışırlar ve ilgisi olmayan kişilerin verdiği feedbackten dolayı kurum içinde güven ortamı zedelenir. Strateji performans yönetimi bunu engeller. Ayrıca bazı üst yöneticiler performansı yüksek tutmak için stres seviyesini yükseltmenin yöntemi olarak kabalığı, sertliği, anlayışsızlığı, saygısızlığı, işletme içinde terör estirmeyi yöntem olarak kullanabilirler. Stratejik performans yönetim sisteminiz varsa buna gerek kalmaz. Stresi metriklerle yükseltirsiniz, sesinizin tonunu yükselterek değil. İşletme içinde doğru bir kurum kültürü hedefliyorsanız stratejik performans yönetim sistemi kurun.