Yalın kavramı yaklaşık 30 yıldır var, ama aslında şu anda Yalın kavramı içine sığdırdığımız anlam yaklaşık 150 yıllık bir süreç içinde gelişti ve bugünkü haline geldi. Farklı kişiler, farklı kurumlar farklı bakış açıları geliştirdi.
Türkiye yalın kavramıyla geç tanıştı. Önce “Tam Zamanında Üretim” olarak tanındı ve yalın kavramı sonradan geldi. Aslında Toyota’da Yalın veya Tam Zamanında Üretim diye bir kavram yok, ancak onların kendileri için yaptıkları daha güzel bir tanımlama var; o da “Rapid Experimentation System”, yani “Hızlı Deneyimleme Sistemi”. Einstein’ın da dediği gibi; “Bilginin tek kaynağı deneyimdir” ve biz ne kadar hızlı deneyimleyip ne kadar hızlı sonuç alır, sonuçları gözden geçirir ve doğru aksiyonları alırsak gelişme ve iyileşme de o kadar hızlı olur. Yani esasında PUKÖ çevrimini (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al ve/veya Aksiyona geç) ne kadar hızlı tamamlayıp bir başka PUKÖ çevrimine geçebiliyorsanız o kadar çok değer üretebiliyorsunuz.
Bir işyerinde olan biten her şeyi proses olarak görerek, Girdi – Operasyon – Çıktıdan ibaret olduğunu bilerek aslında PUKÖ çevrimini hızlandırmak mümkün. Bu sayede birim zamanda daha fazla iyileştirme elde etmek mümkün. Burada mesai saatlerinin nasıl değerlendirildiği belirleyici oluyor. Bir araştırmaya göre normal bir mesainin 2,6 saatlik kısmında katma değer üretiliyor, bir başka araştırmaya göre iş yerine angaje çalışanlar yaklaşık 3 misli daha fazla katma değer üretiyor.
Mevcut durumda karlılığından memnun olan şirketler süreçlerini, sistemlerini, değer akışını iyileştirme noktasında çok motive olmayabiliyorlar ama bilmeliler ki artık herşey çok hızlı gelişiyor. Tıpkı Nokia’nın hiç yanlış yapmadığını düşünmesine rağmen devam edememesi veya akıllı telefonlarda çığır açan Blackberry’nin şu anda varlık göstermemesi gibi dengeler çok hızlı değişebiliyor. Bugünün doğrusu yarın için artık geçersiz olabiliyor. Şu andaki iş yapış şeklinin en iyisi olarak tanımlayabileceğimiz standartlar statükoyu temsil ettiğinde, ki genelde şirketlerde statükoyu temsil eder, ilerlemenin önünde en büyük bariyer haline gelebilirler. Standartlar dünün en iyi iş yapma şekli ve bugünün sorgulanması ve iyileştirilmesi gereken iş yapma şekli olarak algılandığında ise iyileştirmenin ve gelişmenin zemini olabilirler.
İyileştirmenin ve geliştirmenin özünde mevcut duruma üretilen bir hipotez yatar. Mevcut bir durumunuz vardır ve bu normalde standart haline getirilmiş olmalıdır. Eğer standart hale getirilmediyse zaten stabil bir mevcut durumdan bahsedemezsiniz. Stabil bir durumdan bahsedemiyorsanız faaliyetler değişkenlik göstereceği için sonuçlar da değişkenlik gösterecektir ki şirketler ve yöneticileri bunu istemezler. Şirketlerin amacı sonuç üretmektir ancak bunlar sürdürülebilir ve istikrarlı olurlarsa gelecek için anlam taşırlar. Bu sebeple de standart iş yapış şeklinden doğan istikrarlı sonuçlara ulaşmak çok önemli.
Şu anda faaliyette olan KOBi’sinden büyük işletmelere kadar bu en temel konu bile bir sorun olarak karşımıza çıkıyor. Üretken süreçlerde standartları en azından statik olarak oluşturmak kolayken, üretken olmayan süreçlerde bu çok zorlaşıyor ve haliyle o en başta bahsettiğimiz angajman israfı karşımıza çıkıyor.
İyileştirme yapmak için stabil proseslere ve standart iş yapış şekillerine sahip olduktan sonra artık hipotez üretebilirsiniz. Yani yeni durumu kurgulayabilir, tanımlayabilir, dizayn edebilirsiniz. Sürekli iyileştirme bilimsel yaklaşımını bu şekilde işletmenize yerleştirerek Toyota Üretim Sistemi’nin hızlı deneyimleme özelliğini bünyenize entegre edebilirsiniz ve günümüz dünyasında her gün bir önceki günden daha iyisini deneyimlemeye çalışmak hem işletmelerin hem de kişilerin profesyonel gelişimi için çok önemli. Aksi takdirde varsayımlarla iş yaparsınız, varsayımlarla iyileştirme veya geliştirme planlarsınız ki burada işiniz şansa kalır ve bu da bilimsellikle veya sistematik çalışmayla bağdaşmaz.
Gelişmek, iyileşmek istiyorsanız, deneyimlemelisiniz, birey olarak, işletme olarak, millet olarak daha iyisine ulaşmak için deneyimlemeliyiz ve kendimize mevcuttan daha iyi standartlar oluşturmalıyız.