Dijital Model Fabrika Hakkında
Sizlere Dijital Model Fabrika yol haritası adını verdiğimiz Yalın ve Dijital Dönüşüm workshoplarımızın her bir modülü ile ilgili bilgi vereceğimi söylemiştim. Bu yol haritası bir firmanın, sürekli iyileştirme alanında kendisini ilerletmeyi isteyen bir kişinin, adım adım uygulaması halinde her defasında daha iyi sonuç almasını ve uzmanlaşmasını sağlayacak, işletmeye yalın kültürü yerleştirmesini destekleyecek bir yol haritasıdır. Türkiye şartları için, Türk sanayisi için tasarlanmıştır. Dev bir PUKÖ çevrimidir. Doğru bir şekilde uygulanması halinde, sonuç alınmaması imkansızdır.
Bu yol haritası 2018’de ilk olarak Model Fabrikalar için yol haritası / müfredat olarak geliştirdiğimiz deneyimsel eğitim sisteminin gelişmiş halidir. Bu sistem ile model fabrikaların daha evvel yalınla veya dijitalle hiç tanışmamış ekiplerini dahi eğittik, yetkinliklerini geliştirdik ve şu anda kendi bölgelerindeki sanayi kuruluşlarına uzman olarak destek oluyorlar, ülke ekonomisine katkı sağlıyorlar.
Bu haftaki yazımın içeriği ikinci modülümüz olan Standardizasyon ve bu ikinci modül Süreç Yaklaşımını da içeriyor.
Süreç Yaklaşımı ve Standardizasyon
İşletmelerin pek çoğunda süreçler özellikle belirli bir amacı, hedefi yerine getirmeleri için tasarlanmamışlardır. İhtiyaçtan dolayı bir araya gelen organizasyon unsurları yönetimin talebini yerine getirmek için süreci ilerletirler ve daha sonra bu süreç akışının ta kendisi olur. Hâlbuki bu bir tasarım değildir. Bu, olayların ve süreçlerin kendi kendine gelişme halidir ve bu hiçbir zaman optimum gerçekleşmez. Kasıtlı olarak, iyi işlemek üzere tasarlanmış bir sürecin çıktılarına göre hem kalite, hem kantite, hem de süre olarak daha kötü sonuçlar elde edilir. Halbuki süreç akışı operasyondaki her şeyin başlangıcıdır ve tüm performansın temel belirleyicisidir.
İşletmelerdeki üretim planlama, üretim, satın alma gibi tüm sistemler içlerinde birden fazla süreç akışı barındırır. İşlerin planlandığı gibi gitmesini iş / süreç akışlarından daha fazla sağlayan bir şey yoktur. Süreçler iyi tasarlanmadığı zaman çalışanlar, sürecin içindeki sorumluların nerede başlayıp nerede biteceklerini bilemezler. Hangi girdileri alarak, hangi faaliyetleri yapmaları ve hangi çıktıyı üretmeleri gerektiğini bilemezler. Hangi raporları, hangi geri bildirimleri vermeleri gerektiğini bilemezler. Bir sorun çıktığında sorunu kişilerde değil süreçlerde ve süreç akışlarında aramayı ve bulmayı sağlarlar. Süreç yaklaşımı, kişilerin hedefleri bilmesini ve bu hedefler doğrultusunda iş akışlarını ilerletmelerini, kendilerini ölçmelerini ve yönetimin de sonuçları değerlendirebilmesini sağlar.
Bu süreç akışlarının içindeki her bir süreç adımı kişilerin adım adım ne yapması gerektiğini tarif ettiği için çok önemlidir. Bu süreç akışları sadece atölye için değildir elbette, üretken olmayan süreçler için de bir o kadar ve hatta daha da önemlidir. Üretken süreçler sayısal olarak takip edilmesi daha kolay olduğu için süreç akışlarındaki eksikleri standart operasyon prosedürü ile de bir yere kadar giderilebilir ancak standardizasyonun ilk başlangıcı süreçlerin stabilizasyonudur ve bu da iş / süreç akışları ile gerçekleştirilir. Süreç akışları ile üretken olmayan süreçlerde de iş adımları arasında bekleme olmasını engellemek mümkün olur. Prensipte bir süreç akışındaki iş adımları ve bilginin akışı bir atölyedeki malzeme akışından çok farklı değildir. Yine istasyonlar arası beklemeler olabilir, yine ekstra işlemler yapılabilir, yine gereksiz eylemlerle işler uzayabilir, yine işler biriktirilerek ara stoklar oluşturulabilir. Yani kısaca atölyede yalınlaşmak için aradığımız 8 israfın hepsini üretken olmayan süreçlerde de gözlemleyebiliriz. Bu sebeple süreç akışları atölyenin ötesinde tüm işletmenin tüm süreçleri için gereklidir ve özellikle tasarlanmaları, ihtiyacı karşılamak üzere dizayn edilmelidirler.
Süreç akışını yalın ilkelerle tasarladıktan ve bu sayede stabilize ettikten sonra artık bu süreç akışının içindeki her bir süreç adımını standardize etmek mümkün olur. Bu da adı işletmeden işletmeye farklı olmakla birlikte, fonksiyonu çok önemli olan standart operasyon prosedürleri ile yapılır. Standardizasyon, işlerin en iyi yapılış şeklini keşfettikten ve dizayn ettikten sonra yapılması gereken bir çalışmadır. Böylece en iyi, standart haline getirilir, eğitimler verilebilir, uygulanabilir ve her iyileştirme için baz olarak alınabilir. Her iyileştirmenin özünde mevcut bir standartın üzerine hipotez üreterek daha iyi bir durumu elde ederek onu standartlaştırmak yatar. Eğer mevcut durum standart değilse, o zaman hipotez varsayımlara dayanır ve elde edilecek sonuçlar da doğal olarak kendi içinde bir varyasyona sahip olur. Bunun olmaması için standart işin herkes için geçerli olması ve uygulanması gerekir. Standardizasyon bu yaklaşımla statükoyu temsil etmez. Aksine değişimi yönetir. Pek çok işletmede hazırlanan standart operasyon prosedürleri yıllar boyunca aynı kalmaktadır. Bu statükocu yaklaşımdır. Halbuki standartlar daha iyiye ulaşmak için basamaktır, öyle değerlendirilmelidir. Süreç akışları için de bu geçerlidir. Sonuçta işletmede üretilen her doküman işletmeyi o noktaya sabitlemek için değildir, böyle olursa gelişim önünde fren olurlar.
Dijital Model Fabrika yol haritamızın ilk modülü olan Süreç Yaklaşımı / Standardizasyon sayesinde işletmenizde süreç akışlarını doğru bir şekilde tasarlayabilir, süreç akışınızın içindeki süreç adımlarını standardize edebilir ve böylece tüm iyileştirmeler için sağlam bir zemin olarak kullanabilirsiniz.
– Dr. Doğan Hasan